【7つ】わかりやすい文章を書くためのコツ【広告代理店ライターが教えます】

 

「わかりやすい文章」ってどんな文だと思いますか?

究極なところ、わたしは 読み手を疲れさせない文 だと考えています。

 

 

「わかりやすいと疲れない」というシンプル

 

 

文を追うのと同時に、文意が頭のなかにスーッと入ってくる。そんな感覚のある文章って読んでいて「ラク」ですよね。

そうした文章は、「文を読む速さ」と「文を理解する速さ」に時間差がない文章 だといえます。

さっと読んで、「あー、こういうことを言いたいんだな」がわかる。場面や状況などのイメージもわきやすい。これは、読む速さに理解する速さが追いついている から成せることです。

 

一方、文を読む速さに理解する速さが追いつかない文章の場合、一読では理解がしづらい。読み手は「?」と頻繁に立ち止まることになるので、読み返しを余儀なくされます。

疲れますよね。これが「わかりにくい」へとつながります。

世の中には「イヤな疲れ」を感じる文章がたくさん存在しますが、疲れるのは記事のテーマが難解だからでも、長文だからでもありません。シンプルに「文章がわかりにくい」からです。

 

「一文を短くする」と文章はわかりやすくなる

 

 

一文が長くなりがちな人は、一つの文でたくさんのことを伝えすぎる傾向があります。

たぶんですが、文章のライティングに限らず、日常会話や仕事のメール、LINEのメッセージも普段から長文なんじゃないかなと推測します。

思い当たる節があれば、常に「一文を短くする」を意識してみてください。これが前提になると、おのずと短い言葉・表現を選ぶようになっていき、文章のぜい肉が削がれていきます。

長い文は、どこかで必ず区切ることができます。水泳でいう息継ぎのようなもので、一文が長いから息継ぎができなくて苦しくなるのです。

リズム感も出て読みやすくなりますし、「ここはなくてもいいな」の判断も早くなっていきますよ。

 

実務的なWebの文章では「わかりやすさ」を最優先に考える

 

 

わたしたちが日常的に触れる文章の多くは、実務的なWebライティングの文章です。

たとえば、

・仕事のメール文

・TwitterやLINEなどSNSのメッセージ

・提案書・企画書などのビジネス資料

・日報や報告書

・個人ブログの記事

・ニュースサイトの記事

などなど。

   

こうした実務的な文章は基本的に、読み手が知りたい情報を的確かつ簡潔に返すこと が求められています。

そのため、書き手の心情とか比喩、対句のような「技巧」はさほど重要ではありません。

小説や文芸の世界じゃないので、技巧・個性は必要性があるなら足すで十分。「知的っぽい感じ」は出ても、「わかりにくい」が増すのでは本末転倒もいいところです。

実務的なWebライティングの文章の世界では、「わかりやすさ」を最優先 で言葉を紡ぎましょう。

 

読むか読まないかをユーザーが判断する時間は20秒

 

 

米国の大手コンサルティング会社 Nielsen Norman Groupの調査 によると、ユーザーの大半が、訪れたWebページを読むか読まないかを「10秒〜20秒間」で判断している ことが判明しました。

もしもその20秒のあいだにユーザーが受ける印象が、

 

前置きなげーな。さっさと結論を言えよ……

冒頭から文章が長々と続いて疲れるな……

 

とかだったら、早々に離脱されそうですよね。

つまり、冒頭の20秒でスベったらもう読まれない って話です。

このことからも記事の導入で余計なことを書いたり、冗長な文章を並べたりすることが危険であることがイメージしやすいのではないでしょうか。

 

わかりやすい文章を書くための7つのコツ【広告代理店ライターが教えます】

   

多すぎても萎えちゃうと思うので、今回はキリよく「7つ」に絞りました。

 

①:読みやすい一文の目安は「40〜60文字以内」

 

 

コピーライティングの世界では「一文が長いのはご法度」といわれることがあります。

先述のとおり、一文が長いと文章がわかりにくくなるからですが、大半の人は「自分に関係がある」ところしか読みたくないので、「なげーな」と感じるタイミング多いほど萎えるのです。 

読む人にもよりますが、一文の文字数は「40〜60文字」を目安に考えるといいでしょう。新聞記者の間でも、一文の長さは40~60文字以内とするルールがあります。

「長くて60文字」と制限があると余計なことまで書いてる余裕はなくなるので、おのずとシンプルな言葉、表現を選ぶようになります。

 

注意点は、60文字を超えたからといって無理には削らないことです。

一文で伝えきったほうがわかりやすいとか、復文のほうが読み手にとって伝わりやすいと思えるなら、60文字をオーバーしても問題ありません。

一文を短くするのは、読み手に少しでも「わかりやすい文章」を提供するため です。

制限内におさめることが目的じゃないですし、削ったことで「わかりにくい」が増すなら本末転倒ですよね。

文の長さが気になるようなら、後続の文章を短くするなどしてバランスをとればOKです。

 

②:文章の原則は「一文一義」

 

 

「一文一義」とは、一つの文中では一つの事柄だけについて書くってことです。

ひとつのセンテンスで伝えるメッセージを一つに絞ると、それ以外のことは書かない(書けない)ので、おのずと文章は短くなります。

ただし、、、

 

すべての文を短文にバラせばいいんだな!

 

という解釈だと極端です。前後のつながりが悪くなって、かえってわかりにくくなる場合があります。

原則は一文一義に則りつつ、復文で読ませたほうが「わかりやすい」と思うところは、無理にバラす必要はありません。

ただ一文一義は字面的にシンプルになるぶん、読む人によっては淡白で単調な印象に映ることがあります。懸念がある場合、あえて復文を織り交ぜるなどしてメリハリをつけるというのもいいですね。

 

③:読み手の「頭の中にない言葉」はなるべく使わない

 

 

読み手の「頭の中にない言葉」というのは、

日常的に使わない、馴染みのない言葉や表現

✔ そもそも聞いたことがない、正確な意味がわかりにくい専門用語や業界用語

✔ 「これ、なんて読むの?」となる難読漢字

などと考えてくれればOKです。

 

こうした言葉はそもそも使用しないか、平易な言葉に言い換えられないか検討しましょう。

書き手は専門性があるため、専門用語や業界用語を違和感なく使えますが、大半の読み手には馴染みのない言葉なので「???」となりやすいからです。

読み手が「わかりやすい文章だな」と感じるのは、その文章が自分の頭の中にある、身近な言葉で書かれているからです。

あなたも書籍や新聞、Webの文章を読んでいて、読めない漢字や知らない単語が出てきて、「読む気が失せた」経験があるでしょう。「自分が知っていることや常識が、他の人にとってもそうだとは限らない」という認識を持つことが大切 です。

 

といっても専門用語や業界用語がNGってことではありません。使わなさすぎるとかえってわかりにくくなります。

あなたの書く記事の読者層がはっきりとしていて、読者に前提知識(専門性)が期待できる場合、専門用語や業界用語を積極的に使ったほうが、読み手の理解を助けるでしょう。

用語を使うことにより、読み手に「この書き手は専門性がある」「自分と同じ業界の人だ」のように親近感や安心感を与えることができます。

 

文章を書き上げたら、意味のわかりにくい専門用語や業界用語、難読漢字が本当に必要か、冷静にジャッジしてみてください。

見直してみると、「なくてもいいな」とか「もっと簡単に言い換えられるな」と気づくことが多いものです。

たとえば、「フレームワークを使いこなそう」という文章だったら、「枠組み」と言い換える。「サステナブルな暮らしのワンアイデア」という文章だったら、「持続可能な」と言い換えたほうが、多くの人に伝わりやすいでしょう。

馴染みのない専門用語や、流行ってるからでなんとなく外来語を取り入れると、「それっぽい」感じは出るかもですが、読み手を「???」とさせる危険性も高まります。

幅広い読者に通じる「頭の中にある言葉」で言い換えることが、ユーザー視点に立った書き方であり、書き手の腕の見せ所ではないでしょうか。

 

④:一つの段落に複数の話題を盛り込まない

 

 

先述の「一文一義」と紐づく話ですが、どんな記事にも段落ごとに「メインとなる話題」があります。

では一つの文章のなかに、話題がいくつもあったらどうでしょうか。おそらく情報がごっちゃになって、「何の話してるの?」「あれ、〇〇の話じゃなかったっけ?」となるかと思います。

話の流れから別の話題を取り上げる場合、一度段落を閉じて、次の段落で切り出すようにしましょう。

区切りがつくことで、読み手は「あ、この話題はここで終わりなんだな」と認識します。そうすると情報を整理しやすくなり、混乱なく読み進められるのです。

 

そもそも忘れてはいけないことがあります。それは、伝えたいことを書く書き手と、そのメッセージを読み取ろうとする読み手では、「思考の前提」に差がある ということです。

書き手は「わかっている」から当然書けますが、読み手は「わかっていません」。だから書き手のメッセージを読み取り、理解しようと努めます。

それなのに一つの文中に話題がいくつもあると文章がわかりにくくなります。すると読み手の思考は、書き手の思考に追いつかなくなります。

つまり、一つの段落に複数の話題は盛り込むと読み手に負担をかけるので、「やさしくない」のです。

 

「まずはこちらの情報からどうぞ」→「続いてはこちらの情報です」→「最後にこちらの情報です」みたいに段階ごとに、情報を一つずつ確実に手渡すようなイメージを持つことが大切です。

「バカっぽくね?」と思うかもですが、情報をひとつずつ渡していけば読み手がわかりやすいだけでなく、書き手も情報を整理しやすいのです。双方にメリットがあります。

   

⑤:ポイントを箇条書きすると直感的に伝わる

 

 

記事のポイントが「箇条書き」で整理されていると、ぱっと見で「理解しやすい」って感じがしますよね。

たとえば、以下のようなメールの文章があったとします。

斉藤部長、お疲れさまです。ご相談していた山田製鉄所との契約更新の件なのですが、3月1日、15時から16時30分までの90分でミーティングルーム「D」を抑えたので同席をお願いしてよろしいでしょうか? なお当日は営業担当の西谷さんと決済者の川上常務が同行されます。

 

ぱっと見で「読みづらいしわかりにくい」ですよね?

このメール文章を一文一義の原則に従い、箇条書きも使って整理すると、以下のような感じにできます。

↓ ↓ ↓ 

斉藤部長、お疲れさまです。

ご相談していた山田製鉄所との契約更新の件、以下で調整しました。

・【日時】3月1日(木)15:00~16:30(90分)

・【場所】ミーティングルーム「D」

・【クライアント】川上常務(決裁者)・西谷さん(営業担当)

同席をお願いできますでしょうか?

 

見やすくなっただけでなく、要点も頭に入ってきやすいですよね?

箇条書きを用いることで論理をショートカットできます。直感的に伝わり、記憶にも定着しやすくなります。

アポの内容をメールでやり取りする機会が多いですし、箇条書きは誤読や誤認を防ぐ施策としても有効です。

 

文章を書いていると、言葉だけではどうしても説明がしづらい場面って出てきますよね。そんなときは箇条書きを用いるとあっさり解決したりするので、積極的に使ってみるのをおすすめします。

そもそも、なんでも文章で説明しようとするから、ややこしくなります。ほかにも表や図、写真、イラスト、参照サイトなどを使って説明したほうが「わかりやすい」のであれば、そうしたほうが読み手もうれしいはずです。

重要なのは「どうやって文章に落とし込むか」ではなく、読み手に負担をかけない「一番わかりやすい手法」で伝えることです。

 

⑥:見出し文字数は “15.5文字” が最適という説

 

こちらネタ元がありまして、「Yahoo!ニュース」トピックスの見出しの文字数が、最大15.5文字に設定されている のに準拠した説です。

 

【出所】 Yahoo! ニュース トップよりスクリーンショット

 

(中略)調査では、Yahoo!ニュース トピックスの見出しを13.5文字から16.5文字まで複数用意し、それぞれの見出しを認識する速さと、記事内容を正確に理解できるかどうかという点を調べました。

(ヤフー株式会社社員149人を対象に実施。参考情報として一般ユーザー1000人へのアンケート調査)

調査結果では、記事内容を正確に理解できる見出しか、という点については15文字以上の評価が高く、見出しを認識する速さについては明確な差異が認められない、との傾向がみられました。

この調査結果を受け、見出しの文字数を段階的に拡大する方針を定めました。まず、2021年4月にそれまでの最大13.5文字から14.5文字に変更しました。

その際のユーザーのみなさまの反応を参考に、文字数をどのぐらい増やすかを検討した結果、最大15.5文字にすることを決定しました。 

【出典】「Yahoo!ニュース トピックスの見出し文字数を最大15.5文字に変更します」 より

 

人が瞬間的に見出しを認識し、その記事内容を正確に理解できる文字数の目安が「15.5文字」

ネットニュースを日常的に読む人の多くは、「Yahoo!ニュース」の見出し文字数に慣れ親しんでいます。覚えておくと効果的な見出しを考えるうえでも役立つでしょう。

もちろん、掲載媒体や記事内容、読者層、各デバイスごとでの見え方なども考慮すると「最適な文字数」の基準は変わってきます。

15.5文字以内におさまるのに越したことはないですが、「15.5文字が絶対」と解釈するのは極端です。文字数に捉われすぎると、書き手本人しかわかってないビミョーな見出しをつけてしまうので注意が必要ですね。

   

⑦:主語と述語の距離が離れると文章はわかりにくくなる

 

 

日本語は「SOV(主語・目的語・述語)」という特有な型をした言語です。

この構造上、述語(動詞)が最後に来るため、多くの情報が入って一文が長くなるほど主語と述語の距離が離れます。

主語と述語の距離が遠くなると、「その文章の主語が誰(何)か?」「誰(何)が何をどうしたのか?」を読み取りづらくなるため、誤認や論理矛盾が起こりやすくなるのです。

わかりづらいので、一例を挙げて説明しますね。

社内アンケートの結果から、我が社が創業当初より掲げてきた経営方針は、多様な価値観、柔軟な働き方を求める若い世代の社員には窮屈であることがわかり、改変の必要性を感じていた。

 

こちらの文章、最後まで読むとわかりますが、主語は「私(語り手)」で、述語は文末の「感じていた」です。

最初に「社内アンケートの結果」で始まっているのと、「私」という単語が出てこないため、文章を最後まで読まないと「誰(主語)が何をどうした(述語)のか」が判断できません。

そこで主語と述語の距離を近づけるように改編すると、以下のようになります。 

「我が社は経営方針を改変する必要がある」と私は感じていた。

なぜなら社内アンケートの結果から、創業当初より掲げてきた経営方針は、多様な価値観、柔軟な働き方を求める若い世代の社員には窮屈であるとわかったからだ。

 

主語と述語の距離が離れると文章に「ねじれ」が発生し、文章がわかりにくくなります。

ねじれは誤認や論理矛盾の元になり、読み手に違和感やストレスも与えます。

日本語特有の「SOV型」という構造上、主語と述語の距離が遠くなると文意がつかみにくくなることを頭に入れておくと、「一文を短くすることの重要性」が理解しやすくなるでしょう。

一文を短くするということは、「わかりやすさを担保する」という話にもつながるのです。

 

ご精読ありがとうございました!

わたしは究極、「わかりやすい文章」とは「読み手を疲れさせない文章」と定義してますが、自分なりに「わかりやすい文章」を突き詰めることは、文章力を磨くうえでも大切なトレーニングになると思います。

本記事が、わかりやすい文章を書きたいあなたの一助になればうれしいです。

 

 

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ABOUT US
HiraQ編集者/WEBライター/WEBデザイナー
都内の某広告代理店に勤務。Web広告の編集やライティング、デザインに従事。ブログでは主に、Webライターやブロガー、Webデザイナーに役立つ記事をゆるく発信してます。出身は山梨、いて座のO型、猫派。サッカー好きのPSGサポです。